Am 20.10.2016 besuchte der Kurs QE3 Bibl. 2016/2019 das Bayerische Hauptstaatsarchiv in München. Sabine Frauenreuther, Archivamtsrätin der Generaldirektion der Staatlichen Archive in Bayern und Sachgebietsleiterin der Archivschule, führte uns durch ihr faszinierendes Reich. Einiges darin wirkte vertraut: Wie in Bibliotheken sahen wir Menschen beim Suchen und Finden von Informationen, einen Lesesaal und ein Magazin. Doch Frau Frauenreuthers sachkundiger Vortrag machte schnell deutlich, dass wir eine Welt mit eigenen Strukturen und Regeln betreten hatten. In dieser Welt dreht sich alles um „Archivalien“ – Akten, Urkunden, Karten und vieles mehr. Es sind Originaldokumente und zumeist Unikate.

Wer Archive besucht, muss auf andere Navigationsinstrumente als Bibliotheksnutzer zurückgreifen. Sie heißen Findmittel. Häufig sind es Findbücher. Im Hauptstaatsarchiv haben sie einen eigenen Raum, das sogenannte „Repertorienzimmer“. Viele dieser Bücher sind handgeschrieben, voll schön verschnörkelter und nicht immer leicht zu entziffernder Buchstaben aus vergangenen Zeiten. Es wundert uns nicht, dass das Lesen komplizierter Handschriften zur archivarischen Grundausbildung gehört. Einen Gesamtkatalog der Bestände gibt es nicht, denn auch die online zugängliche Findmitteldatenbank verzeichnet längst nicht alles. Das Finden von Ressourcen gestaltet sich in Bibliotheken eindeutig komfortabler.

Die Benutzer von Archiven sind beispielsweise Wissenschaftler oder Familienforscher. Um die für ihre Fragestellung passenden Dokumente zu finden, müssen sie sehr genau wissen, in welchem Archiv diese voraussichtlich verwahrt werden. Die staatlichen Archive sammeln die Dokumente von Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen des Freistaats Bayern und seiner Vorgänger. Das Hauptstaatsarchiv in München archiviert unter anderem Dokumente von Ministerien und Landesbehörden. Das Provenienzprinzip regiert in dieser Archivwelt. Das heißt, die Archivalien werden nach ihrer Herkunft – nicht nach thematischen Kriterien – archiviert. Die bayerischen Regierungsbezirke haben jeweils eigene Staatsarchive. Akten des Oberlandesgerichts Bamberg sind dementsprechend im Staatsarchiv Bamberg auffindbar.

Zu welchem Zeitpunkt kommen die Archivalien ins Archiv? – Alles, was 10 Jahre nicht gebraucht wird, ist „archivreif“. Frau Frauenreuther zeigte uns neu eingetroffenes Archivgut. Die Kartons, die sich da in den Magazingängen stapelten, ließen an einen Großumzug denken. Wie in Bibliotheken ist auch in Archiven der Platzmangel ein weitverbreitetes und chronisch wiederkehrendes Problem. „Der Archivar muss vor allem wegschmeißen. Nur 5–10 Prozent der von Behörden abgegebenen Materialien sollen aufgehoben werden. Derzeit sind es etwa 10–20 Prozent“, erläutert die Archivarin. Personalakten werden beispielsweise nur aufbewahrt, wenn der Nachname mit dem Buchstaben B beginnt und die Person am 6., 16. oder 26. eines Monats geboren ist.

Beim Rundgang durch den Magazinbereich erlebten wir, wie unterschiedlich Archivalien im Hinblick auf Umfang, Format, Material und Beschriftung sein können. Und wie unterschiedlich sie für die Lagerung verpackt werden bzw. wurden. So finden sich neben nüchtern-funktionalen Schachteln auch bestaunenswerte Behälter wie die wappengeschmückten Passauer Blechkisten (vgl. Foto), die die Überlieferungen des Hochstiftes Passau hüten.

Die Vielfalt der Eindrücke sorgte vermutlich dafür, dass am Ende der Führung einige Teilnehmer den Anschluss an die Gruppe verloren. Es bildeten sich aber sofort Hilfstrupps, die die vom Weg abgekommenen aus dem Archiv-Dschungel befreien konnten. Wir danken Frau Frauenreuther für den interessanten Vortrag und die Leitung dieser besonderen Expedition.